Crea accesos para tu equipo y tus profesionales | Ayuda

Antes de invitar a alguien, mira qué puede hacer cada rol.

Invita a una persona al equipo

Es la forma de dar acceso a recepción, administradores y personal. La guía Invita a tu equipo explica la lista de miembros; aquí van los pasos para crear el acceso.

Abre Equipo y pulsa Invitar miembro

Está en el menú lateral, en Equipo. Solo los administradores ven el botón.

Escribe el correo y elige el rol

En Email escribe el correo con el que entrará la persona. En Rol elige uno de los seis roles. Por defecto aparece Staff (sin edición), el de menor acceso.

Selector Rol abierto con Administrador General, Administrador Local, Recepcionista con y sin edición, y Staff con y sin edición — El selector Rol ofrece los seis roles.

Pulsa Enviar invitación

Con el correo (1) y el rol (2) listos, pulsa el botón (3). Verás el aviso Invitación enviada correctamente y la persona aparece en la lista como Pendiente.

Ventana Invitar miembro con el correo, el rol Recepcionista con edición y el botón Enviar invitación — Invitación lista para enviar.

Un administrador solo puede dar roles de menor nivel

Un Administrador Local no puede invitar ni nombrar a un Administrador General ni a otro Administrador Local: la app rechaza el cambio. Solo un Administrador General puede crear administradores.

Dale acceso a un profesional

Un profesional puede ver su propia agenda en el celular, sin acceso al resto de tu negocio. Se crea desde su ficha.

Abre la pestaña Acceso del profesional

En Profesionales, pulsa a la persona y abre su pestaña Acceso. Si todavía no tiene acceso, dice Sin acceso al sistema.

Pulsa Dar acceso (invitar)

Si la ficha ya tiene un correo, la ventana te ofrece esa dirección (1). Si no, elige Escribir otro y escríbelo. Pulsa Enviar invitación (2).

Ventana Invitar a Luciana Prueba con el correo del profesional elegido y el botón Enviar invitación — Invitar a un profesional.

Revisa el estado de la invitación

La tarjeta pasa a Invitación pendiente y muestra el correo y la fecha en que vence: la invitación dura 7 días.

Tarjeta de acceso con la invitación pendiente y los botones Reenviar y Revocar — Reenviar (1) y Revocar (2) una invitación pendiente.

¿Eres tú el profesional?

Si trabajas solo, no necesitas invitarte: pulsa Soy yo — vincular mi cuenta en la misma pestaña y tu cuenta queda ligada a tu agenda.

Permisos del profesional

En esa misma pestaña, Permisos del sistema decide qué puede hacer el profesional con sus citas. Todos parten apagados y cada interruptor aplica solo a esa persona.

Interruptor	Qué le habilita en Mi Agenda
Confirmar citas	El botón Confirmar cita en las citas pendientes.
Reagendar citas	El botón Reagendar, dentro de su disponibilidad horaria.
Cancelar citas	El botón Cancelar cita, con motivo.
Bloquear horarios	Crear bloqueos manuales en su agenda, con el botón Bloquear horario.

Detalle de cita en el celular con los botones Confirmar cita, Reagendar y Cancelar cita — Detalle de una cita con los tres permisos encendidos.

Con todos los permisos apagados, el profesional ve sus citas pero no puede cambiarlas: la app le dice que contacte a su administrador.

Detalle de cita sin botones y con el mensaje: No tienes permisos para gestionar esta cita — Detalle de una cita sin permisos.

La pestaña también tiene Avisos por correo y Google Calendar. Los explica la guía Profesionales y horarios y la de Google Calendar.

Qué recibe y qué hace la persona invitada

Recibe un correo

La persona recibe un correo de Toma Hora con el título Te invitaron a Salón Providencia (el nombre de tu negocio) y un botón Aceptar invitación. Si no lo ve, que revise la carpeta de correo no deseado. La invitación vence a los 7 días: pasado ese plazo, hay que reenviarla.

Correo con el título Te invitaron a Salón Providencia y el botón Aceptar invitacion — Correo de invitación.

Acepta y crea su contraseña

El botón abre la pantalla Únete a Salón Providencia. El Email aparece fijo y no se puede cambiar. La persona escribe su Nombre (1), una Contraseña (2) con 8 o más caracteres, 1 mayúscula y 1 número, y la repite en Confirmar contraseña (3). Debe marcar la casilla Acepto la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones (4) y pulsar Aceptar invitación (5).

Pantalla Únete a Salón Providencia con nombre, contraseña, confirmación, términos y el botón Aceptar invitación — Pantalla para aceptar la invitación, con un correo nuevo.

Entra a su primera pantalla

Al terminar, la persona entra sola, sin iniciar sesión otra vez. Un miembro del equipo llega al Dashboard, donde bajo Hola ve su rol (1) y solo los menús que ese rol permite.

Dashboard de una recepcionista con el rol bajo el saludo y un menú lateral reducido — Primera pantalla de una persona con el rol Recepcionista (con edición).

Si la persona ya tiene cuenta

Si ese correo ya está registrado en Toma Hora (por ejemplo, porque trabaja en otro negocio), la pantalla dice Ya tienes cuenta. Debe pulsar Iniciar sesión con su contraseña de siempre. Después aparece Aceptar invitación: marca la casilla de términos y pulsa el botón para unirse a tu negocio.

Pantalla Ya tienes cuenta con el botón Iniciar sesión — Persona con cuenta existente, en el celular.

Pantalla Aceptar invitación con la casilla de términos y condiciones — Después de iniciar sesión: casilla de términos y botón Aceptar invitación.

Si el enlace no funciona

La pantalla explica el motivo. Esta invitación expiró. Pídele al negocio que te reenvíe una nueva. significa que pasaron más de 7 días. Esta invitación ya fue utilizada. significa que ya se aceptó. Esta invitación no existe. significa que el enlace está incompleto o fue eliminado. En los tres casos, invita de nuevo desde Toma Hora.

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Lo que ve y puede hacer un profesional cuando entra.